RECORD RETENTION SCHEDULE

Record Retention Schedule adalah suatu kebijakan yang harus dilakukan dalam rangka proses management, dimana berhubungan dengan penggolongan secara langsung untuk melakukan pemilihan distribusi atau disposisi dari record yang perlu disimpan maupun record yang harus dimusnahkan.

Record juga perlu di golong-golongkan, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah dalam melakukan pemilihan dan menentukan kapan suatu record akan di simpan dan dimusnahkan, berikut adalah penggolongan record – recordnya :

• Non Essential

Atau bisa di sebut dengan ‘record tidak penting’, record ini ditujukan pada surat – surat catatan – catatan atau laporan – laporan atau nota – nota, atau slip – slip pendaftaran pegawai,dll yang hanya digunakan dalam waktu singkat atau bahkan hanya beberapa menit saja.

• Helpful

Atau dapat disimpulkan ‘record yang dapat dimanfaatkan’. Disini record tersebut tidak berfungsi secara jangka panjang, dan memiliki masa expired, dan akan berguna pada saat masa expired belum tercapai. Jika sudah expired, maka record ini dapat dimusnahkan, record – record yang di maksud adalah :

• Surat Undangan
• Dokumen periodic
• Surat keterangan ijin sakit
• Surat dinas cabang perusahaan.
• Important

Atau bisa disebut ‘record yang penting’. Biasanya mempunyai jangka waktu reltive lama (hingga 4 sampai 5 tahun), dan record ini perlu peninjauan secara terus menerus. Yang termasuk dalam record ini adalah :

• Dokumen penjualan
• Laporan keuangan
• Wesel tagih, dll
• Vital

Atau record sangat penting, record ini tidak akan dimusanahkan mengingat fungsi primary dari record ini. Bisa dibilang record ini adalah record hidupmatinya perusahaan karena memang diperlukan sampai perusahaan itu bangkrut. Berikut adalah record – record yang dimaksud :

• Surat akte pendirian perusahaan
• Surat perjanjian kontrak
• Surat asuransi
• Surat hak milik perusahaan, dll.

Share mengenai Record Reterntion Schedule

Sedikit share mengenai adanya record retention schedule ini dalam kehidupan yang saya jalankan setiap hari. Sebelum ke intinya, saya ingin cerita dulu mengenai kerjaan saya setiap hari. Saya kerja sebagai programmer dan DBA dalam suatu software house swasta di Jakarta Barat. Product yang kami buat adalah ‘core’ khusus untuk perusahaan multifinance. Dikatakan ‘core’ karena memang aplikasi yang kami buat digunakan untuk sehari – hari oleh perusahaan multifinance, mulai managing customer baru sampai schedule kredit, sampai customer tersebut selesai (dengan baik atau bahkan selesai dengan buruk artinya kendaraan di Repo karena tak bisa membayar cicilan sesuai schedule).

Aplikasi yang saya buat terdiri dari 10 module sesuai dengan department masing – masing, diantara 10 module tersebut ada 1 module dengan nama Asset document Maintenance yang isinya adalah maintenance record – record seperti yang sudah dijelaskan diatas. Mengapa sampai di buat 1 module khusus untuk maintenance record ? karena sebegitu pentingnya record yang dimaintenance. Dalam module itu tertera status dari masing – masing document, jadi sampai kapanpun record tersebut harus diketahui keberadaanya, kemudian history – history bagi record yang sudah release (sudah diserahkan pada customer) juga masih tersimpan rapih di dalam database. Jadi kalau saya menanggapi mengapa sampai ada module RECORD RETENTION SCHEDULE ini adalah menyadarkan semua orang bahwa record – record yang dianggap penting harus di maintenance, jadi sampai record tersebut sudah selesai fungsinya kita bisa pastikan statusnya dan bisa memusnahkan secara tegas (tidak ragu-ragu apakah masih berfungsi atau tidak record ini).

Filling

Filing adalah segala tindakan atau perbuatan atau kegiatan yang berhubungan dengan masalah pengumpulan,klasifikasi,penyimpanan,penempatan,peliharaan,dan distribusi atas surat-surat catantan-catatan,perhitungan-perhitunga,grafik-grafik,data ataupun informasi yang lain dan tindakan tersebut dilakukan dengan setepat-tepatnya dalam rangka melakukan suatu proses manajement serta catatan maupun surat tersebut dapat ditemukan kembali degan mudah .

dari pengertian tersebut diatas dapat disimpulkan :

hal yang paling pokok dalam FILLING adalah tidak hanya bagaiman melakukan penyimpanan saja tetapi juga yang paling penting adalah bagaiman surat yang disimpan tersebut bisa dengan mudah ditemukan kembali .

Filing system adalah suatu rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan pedoman untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.

1.       TUJUAN FILING SYSTEM

a.       MENGHEMAT WAKTU

Dengan menggunakan filing system yang tepat, penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan mudah tanpa membuang waktu.

b.      MENGHEMAT BIAYA

Dalam kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding) arsip tidak terlalu banyak menimbulkan tenaga sehingga dapat menghemat biaya.

c.       MENGHEMAT TEMPAT

Dengan menggunakan filing system yang tepat penyimpanan arsip tidak membutuhkan ruangan yang luas dan peralatan yang banyak, karena arsip yang disimpan hanyalah arsip – arsip yang bernilai guna saja.

2.       CIRI-CIRI FILING SISTEM YANG BAIK

v  Tidak memakan tempat : letaknya dibuat seefektif dan seefisien mungkin

v  Sederhana dan praktis : mudah dilaksanakan dan tidak berbelit-belit

v  Mudah dicapai : penyimpanan dapat mudah diambil dan digapai

v  Ekonomis : tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya,perlengkapan,tenaga,dan cara pengeluarannya

v  Cocok dan tepat guna :disesuaikan dengan tujuan dan kepentingan

v  Fleksibel : mudah dikembangkan bila ada perluasan kerja dan mudah dilaksanakan

v  Klasifikasi khusus

v  Aman : bebas dari kerusakan karena penyimpanan

3.       PERALATAN DAN PERLENGKAPAN PENYIMPANAN

Ø  Filing cabinet

Filing cabinet yaitu lemari untuk menyimpan arsip. Macam-macam filing cabinet:

* lateral filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berpintu dan mempunyai papan alas untuk menyimpan arsip

*  Drawer type filing cabinet : yaitu lemari arsip yang berlaci-laci yang dapat ditarik keluar-masuk

Ø  Guide

Guide adalah sekat petunjuk yang terbuat dari karton atau kertas tebal dengan ukuran tertentu yang memuat kode pada tab-nya, yang berfungsi sebagai pembatas kelompok dan sekaligus sebagai petunjuk folder yang ada dibelakangnya.

*  Guide besar berukuran 36x25 cm. guide ini biasanya dipergunakan dalam penyimpanan surat-surat dalam folder folio

*   Guide kecil berukuran 16x11 cm. guide ini dipakai untuk menyimpan kartu yang berukuran 15x10 cm, seperti kartu indeks, kartu kendali, lembar pengantar.

Ø  Folder

Folder adalah map berupa lipatan karton atau plastik yang dipergunakan untuk menyimpan warkat, ditempatkan dibelakang guide. Ada empat macam folder, yaitu :

*   Brief order, yaitu map besar yang terbuat dari karton tebal didalamnya terdapat penjepit arsip.

*   Stofmap, yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat dari kertas tebal atau plastik.

*   Snelhecker yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang didalamnya terdapat alat penjepit

*   Hangging map yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang filing cabinet.

Ø  Rak sortir

Rak sortir yaitu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

Ø  Kartu indeks

Kartu indeks, yaitu kartu yang berukuran 15x10 cm yang didalamnya memuat data tentang warkat yang akan disimpan, digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip

Ø  Laci kartu indeks

Laci kartu indeks, adalah laci tempat menyimpan kartu indeks sesuai dengan urutan abjad.

4.       MACAM-MACAM FILLING SYSTEM

a)      Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan abjad, disusun mulai huruf A sampai dengan Z. Dalam penyusunannya, surat-surat disusun berdasarkan huruf pertama dari nama orang atau organisasi, instansi, lembaga, kantor, atau perusahaan yang sudah di indeks

b)      Sistem masalah

Sistem masalah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan pokok permasalahan dalam surat atau dokumen yang berkaitan.

c)       Sistem wilayah

Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan letak wilayah dengan berpedoman kepada daerah/kota/negara atau alamat surat

d)      Sistem tanggal

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan urutan waktui/kronologis dari tanggal, bulan, dan tahun penerimaan/pencatatan surat/dokumen.

e)      Sistem nomor

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan atau penataan berkas/arsip berdasarkan nomor, yang dibagi menjadi dua macam, yaitu :

*   Filing Sistem Nomor Dewe

* Filing Sistem Nomor Terminal Digit.

komunikasi dalam organisasi

"Komunikasi dalam organisasi"

 

Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.

Sebagai makhluk sosial, di dalam kehidupannya haruslah berkomunikasi, karena manusia memerlukan orang lain baik individu maupun kelompok untuk saling berinteraksi. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

Komunikasi antar individu, komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga terciptalah interaksi antar indivu tersebut.

Komunikasi kelompok, pada kategori ini,  komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

Komunikasi massa, dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik. Tentunya, pada kategori ini ruang lingkup komunikasi menjadi lebih luas dibandingkan dengan komunikasi kelompok maupun antar kelompok.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Hambatan-hambatan dalam komunikasi

Hambatan teknis, hambatan ini terjadi karena adanya keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi. Dari sisi teknologi, semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang kemajuan teknologi komunikasi dan informasi, sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan efesien sebagai media komunikasi.

Hambatan sematik, hambatan ini terjadi karena adanya hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif. Definisi semantik sebagai studi atas pengertian, yang diungkapkan melalui bahasa.

Hambatan manusiawi, hambatan ini terjadi karena adanya faktor, emosi dan prasangka pribadi, persepsi, kecakapan atau ketidakcakapan, kemampuan atau ketidakmampuan panca indera seseorang dalam berkomunikasi.

C. HAMBATAN DALAM BERKOMUNIKASI

Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :

a.       Hambatan sematik

Komunikasi yg disebabkan oleh fakor bahasa  yg digunakan oleh para pelaku komunikasi

b.      Hambatan mekanik

Komunikasi yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya

c.       Hambatan antropologis

Hambatan yg disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia

d.      Hambatan psikologis

Hambatan yg disebabkan oleh factor kejiwaan

 

Human communication is the process through which individuals –in relationships, group, organizations and societies—respond to and create messages to adapt to the environment and one another. Bahwa komunikasi manusia adalah proses yang melibatkan individu-individu dalam suatu hubungan, kelompok, organisasi dan masyarakat yang merespon dan menciptakan pesan untuk beradaptasi dengan lingkungan satu sama lain.
B. BAGAIMANA MENY