pengkoordinasian manajement

Koordinasi berasal dari kata bahasa Inggris coordination yang berarti being co-ordinate, yaitu adanya koordinat yang bersamaan dari dua garis dalam bidang datar, yang dapat diartikan bahwa dua garis yang berpotongan pada koordinat tertentu.

Koordinasi adalah proses pengintegrasian tujuan dan kegiatan pada satuan yang terpisah pada suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien . Beberapa pengertian koordinasi menurut para ahli:

• G.R. Terry 
• Koordinasi adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan.
• E.F.L. Brech
• Koordinasi adalah mengimbangi dan menggerakkan tim dengan memberikan lokasi kegiatan pekerjaan yang cocok dengan masing-masing dan menjaga agar kegiatan itu dilaksanakan dengan keselarasan yang semestinya di antara para anggota itu sendiri (Hasibuan, 2007:85).
• Mc. Farland
• Koordinasi adalah suatu proses di mana pimpinan mengembangkan pola usaha kelompok secara teratur di antara bawahannya dan menjamin kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama (Handayaningrat, 1985:89).
• Handoko
• Koordinasi (coordination) sebagai proses pengintegrasian tujuan-tujuan dan kegiatan-kegiatan pada satuan-satuan yang terpisah (departemen atau bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan organisasi secara efisien (2003:195). Dan juga kebutuhan akan koordinasi tergantung pada sifat dan kebutuhan komunikasi dalam pelaksanaan tugas dan derajat saling ketergantungan bermacam-macam satuan pelaksananya (2003:196).
• Handyaningrat
• Koordinasi dan komunikasi adalah sesuatu hal yang tidak dapat dipisahkan (1985:88). Selain itu, Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (leadership) adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling mempengaruhi.

Biasanya sering terdapat masalah dalam koordinasi, antara lain:

• Perbedaan dalam orientasi terhadap tujuan tertentu
• Contoh dari masalah ini adalah, misalnya dalam suatu sistem perusahaan para anggota dari departemen yang berbeda mengembangkan pandangan mereka sendiri tentang bagaimana cara mencapai kepentingan organisasi yang baik. Misalnya bagian penjualan menganggap bahwa diversifikasi produk harus lebih diutamakan daripada kualtias produk. Bagian akuntansi melihat pengendalian biaya sebagai faktor paling penting sukses organisasi.
• Perbedaan dalam orientasi waktu
• Contohnya adalah manajer produksi akan lebih memperhatikan masalah-masalah yang harus dipecahkan segera atau dalam periode waktu pendek. Sementara bagian penelitian dan pengembangan lebih terlibat dengan masalah-masalah jangka panjang
• Perbedaan dalam orientasi antar pribadi
• Sama seperti diatas, kegiatan produksi umumnya memerlukan komunikasi dan pembuatan keputusan yang cepat agar prosesnya lancar, sedang bagian penelitian dan pengembangan mungkin dapat lebih santai dan setiap orang dapat mengemukakan pendapat serta berdiskusi satu dengan yang lain.
• Perbedaan dalam formalitas struktur
• Setiap tipe satuan dalam organisasi mungkin mempunyai metode-metode dan standar yang berbeda untuk mengevaluasi program terhadap tujuan dan untuk balas jasa bagi karyawan.

Untuk mengatasi masalah koordinasi dapat digunakan 3 pendekatan sebagai berikut:

• Menguasai teknik Manajemen Dasar
• Meningkatkan koordinasi potensial
• Mengurangi kebutuhan akan koordinasi

syarat-syarat dari koordinasi, yaitu:

• Sense of cooperation (perasaan untuk bekerjasama), ini harus dilihat dari sudut bagian per bagian bidang pekerjaan, bukan orang per orang.
• Rivalry, dalam perusahaan-perusahaan besar sering diadakan persaingan antara bagian-bagian, agar bagian-bagian ini berlomba-lomba untuk mencapai kemajuan.
• Team spirit, artinya satu sama lain pada setiap bagian harus saling menghargai.
• Esprit de corps, artinya bagian-bagian yang diikutsertakan atau dihargai, umumnya akan menambah kegiatan yang bersemangat.

Biasanya organisasi menciptakan mekanisme koordinasi tertentu. Menurut Joseph A. Litterer dalam : “The Analysis Of Organizations “, ada 3 mekanisme koordinasi, yaitu : 

1. Mekanisme Hierarki : dimana berbagai kegiatan dihubungkan dibawah satu kekuasaan pusat. 

2. Mekanisme Administratif , yang berhubungan dengan pekerjaan yang rutin sifatnya. 

3. Mekanisme Sukarela : dimana individu atau kelompok melihat adanya kebutuhan, menciptakan program dan menerapkannya. Mekanisme mana yang dipilih tergantung pada situasi, biasanya dipakai ketigatiganya. Sehingga menghasilkan koordinasi :

1. Berdasar Rencana : Biasanya dipakai bila organisasi stabil dan keadaan dapat diperkirakan terlebih dahulu. 

2. Berdasar Umpan Balik : Biasanya dipakai bila organisasi atau keadaan tidak stabil, berubah - ubah, dan tak dapat diperkirakan. Dilaksanakan berdasarkan informasi dari bawahan, dianalisa bersama, diputuskan, diberikan pada bawahan dan statusnya.

3. Koordinasi Horizontal Yaitu koordinasi antara karyawan satu tingkatan yang berbeda-beda  fungsinya.

4. Koordinasi Vertikal Yaitu koordinasi antara atasan dengan bawahan. Bagaimanapun juga koordinasi atau dapat dicapai dengan mudah. Bila sistem komunikasi yang ada dalam organisasi baik. Kemampuan organisasi untuk mengadakan kegiatan yang kompleks tergantung pada cara bagaimana orang mempergunakan sistem komunikasi demi koordinasi dan sebaliknya. Makin efisien komunikasi dalam organisasi makin besar toleransi dan rasa saling trergantung dan bersatu para anggota dan semakin mudah komunikasi. KOMUNIKASI DAN INFORMASI Komunikasi merupakan peristiwa dimana pemberi berita dan penerima berita memperoleh pandangan yang sama tentang suatu berita. Dalam komunikasi orang mendapatkan informasi. Informasi adalah segala sesuatu yang dikomunikasikan : Dalam hal ini pengetahuan tentang sesuatu informasi merupakan inti sistem komunikasi dan memberikan bahan dasar pengambilan keputusan.